Nie tak dawno podzieliłem się z Wami moim „sekretnym” sposobem na uporządkowania życia. Dzisiaj chciałbym zwrócić uwagę na kolejny sposób, który od ponad pół roku, z powodzeniem, stosuję. Prosta życiowa sztuczka, bo tak można to nazwać, nie dość, że utrzymuje mnie na drodze do postawionych sobie celów, to wprowadza pewnego rodzaju harmonię do mojego dnia.

Żeby nie przedłużać, powiem prosto z mostu, zwłaszcza, że nie jest to jakaś wiedza tajemno-magiczna zaczerpnięta wprost z krainy OZ.

Stwórz rutynowy plan swojego dnia

Eh, wiem, że to nie brzmi może porywającą i Twoje chęci na przeczytanie tego wpisu do końca nie są już tak duże jak podczas czytania wstępu, ale daj mi szansę

Zacznijmy od tego, że prawie każdy z nas, Was, ma pewnie „jakąś” rutynę w trakcie swojego dnia. Pewnie wstajesz o określonej godzinie codziennie, o określonej godzinie codziennie zjawiasz sie w pracy, o tej samej zawsze kończysz. Obiad czy kolacja również ma swoją stałą porę. Po głowie więc chodzi Ci pytanie: „Krzysztof, daj spokój z banałami”. OK, masz rację pomysł jest banalny, ale MOŻNA nim zdziałać naprawdę wiele!

Ile z Twoich planów/projektów/pragnień osiągnięcia czegoś ma przypisany stały czas w Twoim dniu?

Pozwól, że zadam powyższe pytanie w inny sposób: Czy jesteś pewien, że rzeczy, które chcesz osiągnąć mają swoje stałe miejsce pośród Twoich codziennych 24 godzin? Czy może ciągle sobie powtarzasz, że chciałbyś schudnąć, a jednak w Twoim planie dnia nie ma wpisanego 30-minutowego joggingu lub godzinnej siłowni? Czy może ciągle sobie powtarzasz, że wreszcie zabierzesz się za ten projekt z myślą o którym wykupiłeś domene internetową, a jednak w Twoim planie dnia nie ma zarezerwowanej godziny, czy dwóch, dziennie na pracę nad nim? Czy może zawsze kiedy słyszysz rozmowę, lub piosenkę, w języku francuskim przypomina Ci się jak bardzo chcesz się nauczyć tego języka, ale mimo to Twój plan dnia nie przewiduje godziny dziennie na naukę?

Sekretem osiągnięcia czegokolwiek jest DZIAŁANIE

Jeśli nie wyznaczysz stałych godzin w ciągu dnia na działanie w kierunku swoich marzeń i pragnień zgadnij, kiedy je osiągniesz? Jestem prawie pewien, że NIGDY nie znajdzie się ta „wolna chwila”. Cokolwiek chcesz osiągnąć, musisz przeznaczyć na to jakiś fragment każdego dnia. Godzina na siłownię, pół godziny na bieganie, 20 minut czytania, pół godziny pisania, godzina nauki nowego języka… myślę, że sam najlepiej wiesz co powinno się znaleźć w Twoim planie Twojego dnia.

Co jeszcze daje stworzenie sobie takiego „standardowego” planu dnia? Przede wszystkim poczucie kontroli, panowania nad tym co i kiedy robimy. Odkąd zacząłem żyć wg pewnego rodzaju „schematu dnia” mam to uczucie, że każdy dzień przybliża mnie do osiągnięcia moich celów. Nie muszę zastanawiać się co teraz robić, albo kiedy „wycisnąć” chwilę na czytanie książki czy trochę ruchu na siłowni. Wszystko ma swój określony czas w ciągu dnia.

Ponadto, przypisanie zajęć do określonych godzin dramatycznie zwiększa produktywność. Prokrastynacja, czyli odkładanie na później, które tak bardzo nam wszystkim przeszkadza w osiągnięciu wymarzonego życia, przestaje być problemem. Kiedy przychodzi pora biegania, idziesz biegać, nie próbujesz odwlekać tego zasłaniając się np. czytaniem, bo na czytanie jest też zaplanowany czas, kiedy indziej! Natomiast ta pora, ta godzina w trakcie dnia, jest przeznaczona właśnie na bieganie – sam sobie ją wyznaczyłeś. To naprawdę działa. Dni „stracone”, w których wieczorem towarzyszyło mi poczucie „niedosytu”, że nie zrobiłem za dużo (a były takie!) minęły, mam nadzieję bezpowrotnie.

Nie mówimy tu o dokładnym planowaniu każdej jednej czynności w trakcie dnia. Chodzi o ogólne ustalenie kiedy i co robimy. Dla przykładu podzielę się z Wami jak wygląda mój typowy dzień, może to pozwoli mi lepiej wytłumaczyć co chciałbym przekazać.

Mój dzień zaczyna się o godzinie 6 rano, kiedy dzwoni budzik. Wstaję zazwyczaj pół godziny później i wskakuję z książką do wanny. Czytam 20 stron. Później śniadanie i do pracy. W biurze jestem zazwyczaj około godziny 9-9:30. Każdy dzień w biurze rządzi się osobnym planem (koniecznie przeczytaj, jak w ustalaniu tego planu pomaga mi Evernote). Do godziny 12 staram się zrobić co najmniej 2 z 3 MITów (najważniejszych zadań na cały dzień). I o godzinie 12 jadę na siłownię. Ustaliłem sobie takie godziny pracy, które umożliwiają mi wyjście na siłownię i obiad w trakcie dnia. Do biura wracam zazwyczaj około godziny 14-14:30. Pracuję do godziny 19-20 – w zależności od tego, o której przyszedłem do biura, jak długa była moja przerwa… no i jak dużo jest do zrobienia Ostatnią rzeczą jaką robię w biurze jest wyznaczenie 3 MITów na kolejny dzień. Dwa razy w tygodniu zostaję trochę dłużej, żeby coś poczytać, a czasem napisać – taki czas dla mnie i moich hobby. W domu jestem około godziny 21. Włączam jakiś serial (dla ciekawych: kiedyś 24, później Dr House, teraz Californication) i wskakuję na „maszynę eliptyczną” (nie wiem jak inaczej się to nazywa) i biegam oglądając film przez 45 minut. Prysznic. Czas spędzony z żoną, jakaś książka… lub gra w Sudoku, która ostatnio mnie dość mocno wciągnęła. Spać idę nie później niż o 23.

Tak wygląda mój typowy dzień od poniedziałku do piątku. Typowy nie oznacza każdy! Nie staram się kurczowo trzymać wyznaczonej rutyny. Jeśli mam ochotę pospać dłużej, to śpię Kiedy zamiast pobiegać mam ochotę posiedzieć ze znajomymi… hmm… to nie biegam. Oczywiście staram się by nie było to nagminne. W końcu wyznaczona rutyna skądś się wzięła i ma wiele wspólnego z moimi celami, które chcę przecież osiągnąć. To nie ma być niewola. Ty układasz ten plan, niech będzie dla Ciebie nie tylko produktywny, ale i pełen zabawy, zróżnicowany, ciekawy. Niech będzie także elastyczny! Nie zawsze udaje się dotrzeć do domu o tej samej godzinie, czasami coś wypadnie, powinieneś, z uśmiechem na ustach, dostosować swój plan, lub po prostu czasem z niego zrezygnować.

Warto też zadbać by rutyna towarzyszyła nie tylko dniom pracującym. Weekendy też mogą mieć swój stały rytuał. Może nie tak dokładny jak dni pracujące, ale dobrze jest nie musieć się zastanawiać „co ja będę dzisiaj robił?” budząc się w sobotę rano – lepiej znać już odpowiedź zanim pojawi się to pytanie.

Spróbuj, nawet za chwilkę, ułożyć swój dzień w taki sposób, by znalazło się w nim oprócz codziennych obowiązków miejsce na Twoje marzenia i cele, a także na coś przyjemnego, coś co lubisz.

Może nie ma tutaj tajemnej magii, jednak wyznaczając określony czas, każdego dnia, na dążenie do postawionych sobie celów ma działanie magiczne; daje poczucie kontroli na swoim życiem i ciągłego zbliżania się do realizacji marzeń. A tego chce chyba każdy z nas.

• www.zenhabits – część IV (2007 kwiecień)
• www.zenhabits.net – część XXI (2008 wrzesień)
• www.zenhabits.net – część XX (2008 sierpień)
• www.zenhabits.net – część XVIII (2008 czerwiec)

Moim poszukiwaniom towarzyszyło kilka spostrzeżeń. Po pierwsze przeważnie planuję swój kolejny dzień i nadchodzący tydzień przy komputerze. Po drugie korzystam z wielu komputerów, w kilka w domu, jeden w biurze. Rzeczami, które zawsze mam przy sobie są kluczyki do samochodu (marny nośnik planu dnia ) i telefon (oraz czasami portfel, chociaż ostatnio coraz częściej tylko karta płatnicza).
„Coś” czego szukałem powinno więc być programem komputerowym, bądź stroną internetową, synchronizującym dane pomiędzy wieloma komputerami oraz telefonem komórkowym.
Ponadto, osobiście nie lubię sztywnych systemów, wszelkich fikuśnych list todo, które z góry zakładają, że wszystko co mam do zapisania to rzeczy do zrobienia czy kupienia (najczęściej jeszcze w danym „kontekście” – tak o Tobie myślę GTD!). Na starcie więc odpadło większość stron www „zwiększających produktywność” typu Nozbe/RememberTheMilk/VitaList itp. Chciałem mieć możliwość zapisywania w sposób luźny i naturalny wszystkiego co przyjdzie mi do głowy – zarówno, kiedy jestem przy komputerze, jak i kiedy jestem offline, za pomocą telefonu. Zarządzanie czasem, planowanie zdań, przechowywanie informacji w jednym.

Programem, który to wszystko umożliwia jest Evernote.

Evernote można zainstalować zarówno na komputerach Apple jak i Windows. Działa także na wielu telefonach, w tym na moim iPhone. Nie wymaga stałego połączenia z internetem (jak to jest w przypadku systemów opartych na stronie www) – notatki można tworzyć i przeglądać offline, a kiedy jesteśmy online Evernote wszystko sobie sam zsynchronizuje. Bardzo sprytne.

Co jeszcze mnie przekonało do Evernote, oprócz spełnienia moich podstawowych wymagań i wpasowania się w moje przyzwyczajenia? To, że jest lekki, i chodzi tu zarówno o szybkość działania programu jak i o jego interfejs, który jest prosty i przejrzysty, dzięki czemu możemy się skoncentrować na tym co chcemy napisać, zamiast poszukiwać odpowiedniej opcji formatowania ginąc w gąszczu przycisków i pasków narzędzi (chociaż ten na Windows traci już trochę swojej „lekkości”). Dodatkowo notatki można organizować w tak zwane notesy i oprócz tego przypisywać im tagi – dzięki czemu zawsze łatwo i szybko(!) można się dostać do poszukiwanej informacji (np. listy zakupów, kiedy jesteśmy w sklepie). Ponadto fakt, że podstawowa wersja programu jest darmowa dał mi bardzo wiele czasu na przekonanie się do niego. Evernote posiada wiele usprawnień i bajerów (jak na przykład OCR – automatyczne czytanie zrobionego zdjęcia i konwertowania go na tekst(!), zapisywanie informacji ze zdjęciami czy nagrywanie wiadomości audio). Ja z nich jednak nie korzystam i do tej pory pozostałem przy wersji darmowej.

Jak Evernote usprawnił mój dzień wypierając starego, wysłużonego PocketModa?

W programie przechowuje kilka typów informacji. Po pierwsze notka pod tytułem ‘wszelkie otwarte sprawy’, w której mam zapisane wszystkie czynności i zadania, które mam do wykonania. Wszelkie czynności, które powinienem lub chcę zrobić trafiają tam. Jest to zwykły dokument zawierający tekst w formie listy. Codziennie wieczorem przeglądam tą listę i przenoszę wybrane zadania do notatki zatytułowanej ‘plan dnia’ – planując tym samym kolejny dzień. To takie moje MITy (MIT to Most Important Task, czyli najważniejsze zadanie dnia – więcej na blogu Zen Habits), które ustalam na każdy dzień. Z tych dwóch dokumentów w Evernote korzystam najczęściej, ale to nie wszystko.

Innym „typem danych”, który przechowuje w Evernote jest plan mojego treningu na siłowni. Dzięki Evernote mogę spokojnie zaplanować przy komputerze trening na każdy dzień, a kiedy już jestem na siłowni przeczytać plan na telefonie. Kiedy wprowadzam nowe ćwiczenie, czasami dodaje zdjęcia pokazujące jak się je wykonuje lub nawet link do filmu na YouTube! – dzięki czemu na siłowni nie muszę się zastanawiać co znaczą szrugsy czy rozpiętki
Mogę także wprowadzać poprawki do planu w trakcie treningu (jeśli na przykład zauważyłem, że za mało czy za dużo zaplanowałem powtórzeń w danej serii). Kiedy wracam do biura, moje zmiany czekają na mnie już na komputerze, a podczas weekendu mogę je przeglądnąć na komputerze w domu. Naprawdę idealne rozwiązanie.

Ponadto w Evernote przechowuje wszelkie pomysły na projekty www, pomysły na biznes, pomysły na wpisy na tym blogu, sposoby na rozwiązanie jakiegoś problemu programistycznego, kiedy doznam „olśnienia”. Słowem w Evernote można przechowywać wszelkie treści i to dokładnie w taki sposób w jaki chcemy. Ostatnio nawet wrzucałem tam przepisy na potrawy, które znalazłem w internecie, by później w sklepie sprawdzić na telefonie, co trzeba do nich kupić, a w domu w kuchni, w jaki sposób je wykonać.

Jeśli, tak jak ja, będziesz korzytsać z Evernote bazując głównie na notatkach tekstowych z niewielką ilością zdjęć, chyba nigdy nie będziesz musiał przesiadać się na wersję płatną.

Evernote wyparł w mojego zorganizowanego życia PocketMod’a, dając mi więcej swobody co do ilości jak i typu przechowywanych informacji, które zawsze mam pod ręką. Po około pół roku korzystania mogę śmiało przyznać, że jestem uzależniony. Liczę, że tych, którzy z Evernote nie mieli wcześniej styczności, uda mi się tym uzależnieniem zarazić. Jeśli jednak z Evernote już korzystasz, może znasz jakieś funkcje, którymi warto byłoby się podzielić?

Pozdrawiam

• Plan dnia sposobem na osiągnięcie wymarzonych rezultatów. Porządkowania życia ciąg dalszy.
• Panuj nad swoim czasem
• www.zenhabits.net – część XXII (2008 październik)
• www.zenhabits.net – część XXI (2008 wrzesień)

Ostatnimi czasy wpadłem w pewnego rodzaju wewnętrzne rozdarcie. Głowa wypełniona po brzegi ‘rewelacyjnymi’ pomysłami. Wszystkie chcę zrealizować. Tu blog, tam nowa strona, tu nauka obcego języka… siłownia, jeszcze jeden pomysł na projekt www, bieganie, rower, sterta książek do przeczytania (przecież wszystkie były tak ciekawe, że nie można było ich odłożyć na półkę w empiku). Słowem milion rzeczy do zrobienia… i codzienne wyrzuty sumienia, że prawie nic z tych rzeczy nie zrobiłem. W pewnym momencie powiedziałem „STOP! Musisz to jakoś wszystko ogarnąć, Krzysztof. Musisz przestać się miotać pomiędzy jednym a drugim zajęciem.”
Myślę, że Ty również kiedyś byłeś w podobnym stanie. A może nawet teraz towarzyszy Ci to uczucie? Pozwól, że powiem Ci jak sobie poradzić w takiej sytuacji.

Koncentracja

Po pierwsze musisz zdać sobie sprawę z tego, że nie da się zrobić wszystkiego na raz. Nie da się złapać przysłowiowych „dwóch srok za jeden ogon” (czy jakkolwiek to w przysłowiu brzmiało). Czasy, kiedy multitasking (wielozadaniowość) był na topie minęły. Guru od rozwoju osobistego stwierdzili „oho, popełniliśmy błąd, nie da się robić wszystkiego na raz… zaczynamy głosić nową ewangelię… ewangelię koncentracji na jednym zadaniu”. I tak wszyscy, wszędzie grzmią jak istotna jest koncentracja na jednym zadaniu. Rozmieniając się na drobne, rozbijając uwagę na wiele zajęć (czy projektów) na raz, oddalamy się od ich ukończenia. Oddalamy się tym samym od osiągnięcia wymarzonych efektów, a poczucie niezadowolenia, beznadziejności, czy nawet winy zaczyna być naszym codziennym towarzyszem.

Koncentrując energię na wielu zadaniach wydzielasz zbyt małą jej ilość każdemu z nich. Oddalasz przez to osiągnięcie celu, zwiększając tym samym swoją frustrację.

Zrzut pamięci

Skoro całe to nasze wewnętrzne rozdarcie spowodowane jest chęcią osiągnięcia zbyt wielu różnych rzeczy na raz, to logicznym jest, że należy skupić uwagę na jednej rzeczy (z danego obszaru życia).
Tutaj chciałbym Ci zaproponować pewną metodę, która mi bardzo pomogła. Będziesz potrzebował czystej kartki papieru i czegoś do pisania, albo tak jak ja to zrobiłem, nowego dokumentu tekstowego na komputerze. Dobrze jest zapewnić sobie trochę spokoju, tak by nikt Ci nie przeszkadzał przez jakiś czas. Wyłącz telefon, powiadomienia o nowej poczcie, Gadu-Gadu, czy cokolwiek jeszcze może rozproszyć Twoją uwagę. To naprawdę proste ćwiczenie i bardzo Cię proszę: wykonaj je. Sam wiem jak to jest, kiedy autor książki czy artykułu rzuca w nas ćwiczeniem po ćwiczeniu – rzadko kiedy chce nam się odrywać od czytania by te ćwiczenia wykonać. Obiecujemy sobie, że wrócimy do nich później, albo tłumaczymy, że bez ich wykonywania rozumiemy o co chodzi. Tym razem proszę wykonaj to proste ćwiczenie. Zajmie to tylko chwilę, a może Ci bardzo pomóc.

Kiedy będziesz gotowy, zacznij pisać. Spisz wszystkie projekty czy zadania, które chcesz zrealizować. Wszystkie Twoje pomysły, którym kiedyś, bądź nawet teraz, towarzyszyła myśl „fajnie byłoby to zrobić” muszą znaleźć się na tej kartce papieru lub w tym dokumencie na komputerze. Daj sobie czas. Przypomnij sobie o wszystkim. Nie chcesz przecież sytuacji, w której będziesz już miał gotowy plan działania w ręce i przypomnisz sobie o jeszcze jednym, całkiem istotnym, projekcie, który zawsze chciałeś zrealizować. Oderwij się na chwilę od tej burzy mózgów. Idź na spacer. Możesz nawet wrócić do tworzenia tej listy za kilka dni. To Twoje życie i Ty decydujesz o regułach

Kiedy już będziesz miał swoją listę pomysłów, projektów do zrealizowania i rzeczy do zrobienia, poświęć kilka minut na każdą z nich. Pomyśl jakie plusy ma zrealizowanie danego zadania, co zmieni, co faktycznie Ci da. Będziesz się czuł lepiej? Będzie źródłem pasywnego dochodu? Ułatwi komunikację w obcym kraju? Zwiększy poczucie pewności? Ułatwi kontakty z innymi ludźmi? Jeśli projekt może przynosić jakiś przychód, to napisz, na czym dokładnie możesz zarobić i jakiej wielkości przychodów się spodziewasz. Cokolwiek przyjdzie Ci do głowy, co można zaliczyć jako pozytywny efekt realizacji tego zadania, pisz.

Mamy na kartce wszystkie plusy. Teraz czas na spisanie minusów. Co przemawia za tym, żeby danej rzeczy jednak nie robić? Jeśli to jest pomysł na stronę www, to może istnieje już wiele stron o tej samej tematyce? Jeśli to chęć nauczenia się nowego języka, to może wcale nie będziesz z niego tak często korzystać? Może wykonanie projektu nie jest bezpieczne? Albo nie do końca legalne lub etyczne? Nie wiem jakie pomysły są na Twojej liście, jednak postaraj się obiektywnie je osądzić i wypisać wszystkie „za i przeciw”.

Ostatnią rzeczą do dopisania pod każdym z projektów jest „przewidywany czas realizacji”. Czasami ciężko jest to określić, ale postaraj się wpisać chociaż orientacyjny czas, np. ’6-9 miesięcy’, albo ‘ponad 12 miesięcy’.

Spisując myśli na papier uwalniasz po części mózg od ciągłego myślenia o nich. Dajesz sobie tym samym trochę oddechu. Nie zdziw się jeśli już w tym momencie poczujesz pewnego rodzaju wewnętrzny spokój.

Wybory

Na tym etapie masz listę wszystkich rzeczy, które chciałbyś zrealizować. Pod każdym projektem czy zajęciem, masz listę plusów i minusów oraz przewidywany czas realizacji zadania. Uzbrojony w taką wiedzę, przedstawioną czarno na białym, jesteś gotowy zdecydować, które z zadań jest dla Ciebie najważniejsze, realizacja którego przyniesie największy efekt, w najmniejszym okresie czasu. Coś jak w zasadzie 80/20 Pareto-Lorenza. Dalej, poprzemieszczaj punkty w swoim dokumencie tekstowym, albo ponumeruj je na kartce w takiej kolejności w jakiej zamierzasz się za nie „zabrać”.

Może się zdarzyć, że po przeanalizowaniu plusów i minusów niektórych projektów już wcale nie będziesz chciał tak bardzo realizować (mi się tak zdarzyło w przypadku 3 projektów!). Śmiało, po prostu je wykreśl lub skasuj z Twojego dokumentu tekstowego. Nie wiem jak Ty, ale ja poczułem się lżej, kiedy to zrobiłem, jakby ktoś ze mnie zdjął jakąś ogromną presję (dodatkowo mogę przestać opłacać te „genialne” domeny rok w rok! ).

Analizując projekty z listy, segregując je w kolejności od tego, od którego zaczniesz, do tego, który zostawiasz na przyszłość, ustalasz plan działania na najbliższe miesiące, bądź nawet lata.

Parę zdan podsumowania

Przedostatnim elementem tej metody jest napisanie kilku zdań podsumowania. Swoją posegregowaną listę opisz w paru zdaniach. Co będziesz robił, jak to osiągniesz, co będzie następnym etapem itd. Np. „Przez najbliższe 6 miesięcy będę rozwijał swojego bloga. Doprowadzę do 1000 odwiedzin dziennie. Będę pisał 3 artykuły tygodniowo publikując tylko jeden. Dzięki temu po 6 miesiącach będę mógł pozostawić bloga na autopilocie. Wtedy, przez następne 12 miesięcy zajmę się projektem X. itd.”. Jak widzisz, to bardzo łatwe. Nie wchodź za bardzo w szczegóły, cały opis powinien zawrzeć się w kilku, kilkunastu zdaniach. Nie pisz też zbyt ogólnie, w końcu to ma być orientacyjny plan działania, prawda?

Sekret tkwi w działaniu

Ostatnim już elementem mojej metody jest: PO PROSTU DZIAŁAJ! Skoncentruj całą uwagę na zadaniu numer 1. Zapomnij o wszystkim innym z listy dopóki nie doprowadzisz pierwszego zadania do stanu, w którym może być ono pozostawione na autopilocie. Co to takiego ten autopilot? W przypadku projektu www będzie to moment, w którym strona działa, ma aktywnych czytelników, żyje „swoim życiem” i wymaga od Ciebie minimalnych nakładów czasowych, bądź tylko finansowych (opłacanie kogoś, kto zajmie się doglądaniem projektu za Ciebie). W przypadku treningu, siłowni itp. autopilot jest momentem, kiedy wyrobisz w sobie nawyk, kiedy np. chodzenie na siłownię stanie się stałym elementem Twojego dnia, bez konieczności zmuszania się. W przypadku nauki obcego języka, autopilot jest momentem, kiedy nie zmagasz się już z zasadami gramatyki, jesteś w stanie płynnie się komunikować, sporadycznie sięgając po słownik. Zresztą, sam najlepiej ocenisz moment, w którym możesz zmniejszyć poziom uwagi poświęcanej aktywnemu „projektowi” i skoncentrować się na kolejnym.

Powyższa metoda, nie jest pewnie niczym odkrywczym, ale te kroki pozwoliły „uporządkować” mi moje myśli. Ponadto, dzięki koncentracji na jednej rzeczy widzę postępy w kierunku realizacji moich celów z tygodnia na tydzień, co niesamowicie motywuje do dalszego działania. Jestem bardzo ciekawy, czy podoba się Wam mój pomysł i jakie są Wasze wrażenia po spisaniu i posegregowaniu swoich projektów. Bardzo liczę na wasze opinie w komentarzach poniżej.

Pozdrawiam

Krzysztof

• Brak podobnych artykułów

4-ro godzinny tydzień pracy. Timothy Ferris. Pobierz z audible.com.

• Plan dnia sposobem na osiągnięcie wymarzonych rezultatów. Porządkowania życia ciąg dalszy.
• Evernote. I życie stało się jeszcze lepsze.
• Panuj nad swoim czasem
• „Sukces a praca” Witold Wójtowicz – odradzam!

• Zawsze miej przy sobie jakąś książkę. W ciągu kilkunastu minut można przeczytać dość sporą jej część.
• Zadzwoń do kogoś bliskiego
• Zrób listę zadań na dzisiaj (lub jutro).
• Przeglądnij zawartość swojego portfela, a jeśli jesteś kobietą – torebki.

Przy komputerze:

• Przeglądnij swoje ulubione zakładki. Może się okazać, że część z tych stron już nie istnieje (właśnie skasowałem linki do trzech blogów o sukcesie i produktywność, które poprostu przestały istnieć). Możesz też stwierdzić, że niektóre z nich przestały być już tak rewelacyjne jak kiedyś i nie warto na nie wracać (w moim przypadku był to np. blog Steve’a Pavliny).
• Uprzątnij swój komputer… przeglądnij dokumenty, posegreguj je w katalogi. Przyjrzyj się plikom na pulpicie i usuń większość z nich, lub poprostu przenieś w bardziej odpowiednie miejsce. Odinstaluj programy z których prawdopodobnie nie będziesz korzystać.
• Napisz maila do kogoś z rodziny, lub znajomego, z kim dawno nie utrzymywałeś kontaktu.
• Przeglądnij swoją skrzynkę mailową odpowiedz na lub skasuj zaległe maile
• Zapłać rachunki korzystając z ebankingu
• Napisz posta na blogu

W domu:

• Przygotuj sobie ubrania „na jutro”.
• Włącz pranie w pralce
• Przeglądnij kuchnię i łazienkę i zrób listę zakupów
• Uprzątnij jakieś pomieszczenie
• Wyprasuj kilka rzeczy
• Włącz komórkę do ładowania. Sprawdź akumulatory w aparacie fotograficznym, pilocie telewizyjnym i innych urządzeniach działających na baterie.

Jakie są wasze „szybkie sposoby” na wykorzystanie krótkich przerw?

• Brak podobnych artykułów

Dość mocno utknęły mi w głowie pytania Rafała do publiczności: „Ile z Was kupiło jakąś domenę, żeby stworzyć na niej stronę/biznes (nie stronę prywatną)? (ręce podniosła prawie cała sala). OK, a na ilu z tych domen ta strona już jest działająca? (ręce podniosły dwie osoby)”.

Odpowiedz sobie na pytanie, ile miałeś super pomysłów do zrealizowania? Na ile z nich poświęciłeś więcej niż dzień-dwa „słomianego zapału”?
Podstawą sukcesu każdego projektu, każdego biznesu jest działanie… działanie zorientowane na efekty, a nie na perfekcyjne wykonanie.

Więcej na temat samego XRAii znajdziecie tu:
Oficjalna strona XRAii
Relacja w interaktywnie.com
Zdjęcia z imprezy

I jeszcze na koniec film, który mi się przypomniał myśląc o działaniu i wielokrotnych, nieudanych próbach na drodze do sukcesu. Polecam.

• www.zenhabits – część IV (2007 kwiecień)
• www.zenhabits.net – część I (2007 styczeń)
• Po prostu przestań
• www.zenhabits.net – część VII (2007 lipiec)

Każdy z nas to ma. Mamy przed sobą zadanie do wykonania i zamiast od razu zabrać się do pracy, robimy wszystko żeby tylko tego nie robić. Prokrastynacja – tak nazywa się to zjawisko i w mniejszym, bądź większym stopniu dotyczy każdego z nas. Czym jest prokrastynacja? Słowo Prokrastynacja, pochodzi z łacińskich Pro(na rzecz, na poczet) i Cras (jutro). To, w uproszczeniu, świadome unikanie, przez możliwie długi czas, pracy nad jakimś zadaniem, które powinniśmy, a nawet chcemy, wykonać. Bliższe od samej definicji będą na pewno emocje, które zazwyczaj towarzyszą nam kiedy nie wykonujemy naszych planów odkładając wszystko na później. Emocje te to: poczucie winy, lenistwa, nieodpowiedzialności… a nawet głupoty („Ale jestem głupi, zamiast zabrać się do roboty to straciłem tyle czasu przed telewizorem”).

Dlaczego w ogóle zwracam na to uwagę? Skoro „każdy to robi”, to można powiedzieć, że jest to norma, a jeśli coś jest normą, to nie trzeba się chyba tym przejmować, prawda? Mam nadzieję, że takie tłumaczenie Cię nie przekonuje. Prokrastynacja, jest jedną z największych, jeśli nie największą, przeszkodą na drodze do jakiegokolwiek sukcesu. Jej efektem często są niewykorzystane szanse, spóźnialstwo, zawalone terminy, nieodpowiedzialność, marna efektywność, problemy związane z karierą, a nawet niepotrzebne wydatki i problemy finansowe. Prokrastynacja, skutkuje wszystkim tym czym nie jest sukces, jest wręcz jego przeciwieństwem.

By uwolnić się od tej kuli u nogi i rozwinąć pełną prędkość na drodze do sukcesu, musisz po pierwsze uświadomić sobie momenty kiedy zwlekasz i odkładasz ważne zajęcia „na później”, a po drugie zrozumieć dlaczego tak robisz i podjąć kroki by w miejsce tego złego nawyku wyrobić sobie nowe, pozytywne.

Problem prokrastynacji jest tylko po części związany z zarządzaniem czasem. W większości przypadków, wykonujemy nieistotne/niewłaściwe zadania, świadomie, odkładając zadania istotne na bok. Tylko dla niewielu osób sporządzenie listy Todo, czy planu dnia, jest rozwiązaniem problemu „odkładania na później”.
Ciekawe jest to, że odkładanie na później wcale nie daje nam więcej wolnego czasu. „Zwlekacze” pracują tyle samo godzin dziennie co inni ludzi, a nawet dłużej! Problem w tym, że pracują nad nie tymi zadaniami nad którymi powinni. Często rzucając się na zadania „pilne” lub takie, które akurat wpadły im w ręce, zamiast na te, które były od dawna zaplanowane.

Prokrastynacja nie jest też nową nazwą lenistwa. Jej przyczyny tkwić mogą w psychologicznych aspektach takich jak niska samoocena, słaba auto-motywacja, sabotowanie własnych działań, skłonność do wyidealizowanego perfekcjonizmu, kiepska samoorganizacja, czy nawet choroby takie jak ADD. Ponieważ istnieje wiele przyczyn, istnieje też wiele sposobów radzenia sobie z prokrastynacją. Przyjrzyjmy się tym najbardziej typowym przyczynom, i najczęściej sugerowanym rozwiązaniom.

Zamień „muszę” na „chcę”.

Zastanów się jak często zdarza Ci się odkładać na później wyjście do kina, czy przeglądanie ulubionych blogów, czy jakąkolwiek inną czynność, która sprawia Ci przyjemność i którą robisz z własnego wyboru, a nie pod przymusem?

Prawda jest taka, że nic nie musisz. Cokolwiek robisz, masz zawsze wybór. Myślisz pewnie teraz; „co gość pisze, przecież muszę chodzić do pracy na przykład” – właśnie tu powstaje niechęć. Popatrz na to z drugiej strony. Na wszystko co robisz masz wybór. Wybierasz życie na określonym poziomie materialnym, wybierasz to co będziesz robić w zamian za ten poziom… i to robisz. To Twój wybór. Już ta sama, jedna zmiana myślenia spowoduje, że będziesz mieć więcej chęci do wszystkiego co robisz. Uświadom sobie, skoro Ty wybierasz, to znaczy, że oceniasz – masz dwie rzeczy i decydujesz, która z nich, Twoim zdaniem jest dla Ciebie bardziej wartościowa. Lepiej chodzić do pracy i mieć w zamian za to pieniążki, czy lepiej nie chodzić i nie mieć z tym związanych korzyści? Powtórzę to jeszcze raz, cokolwiek robisz wynika z Twojego wyboru. Przerwij na chwilę czytanie i zastanów się nad tym… jakich dokonałeś wyborów, które na co dzień wydają Ci się być przymusem?

Steve Pavlina napisał kiedyś: „Pamiętaj, wszystkie decyzje, których dokonałeś w życiu przywiodły Cię tu gdzie jesteś teraz. Jeśli nie podoba Ci się to gdzie jesteś, zacznij podejmować inne decyzje, a zobaczysz inne efekty.” (tłumaczenie własne)

Jedną z metod zmiany nastawienia do „wiecznie odkładanego” zadania jest zamiana „muszę” na „chcę”. Znajdź chwile dla siebie. Odpręż się. I spokojnie zastanów się nad tym co masz zrobić. Jakie zdania przewinęły Ci się przez głowę?
„Musze…”
„Dobrze by było…”
„Powinienem…”
„Mógłbym…”
??
A teraz spróbuj powiedzieć sobie to wszystko używając zdań „Chcę…” „Zrobię…”.
Najlepiej zapisać końcowe zdania na kartce papieru, a później przeglądając je dopisać obok korzyści z wykonania danego zadania. Dlaczego chcesz wykonać każdy z tych punktów na kartce papieru?

Małe kroczki

Jeśli masz przed sobą duże, skomplikowane zadanie do wykonania i zaczniesz myśleć o jego ukończeniu nie znając nawet poszczególnych jego etapów, wydaje Ci się, że jakie uczucie będzie Ci towarzyszyć? Podpowiem: przytłoczenie. Na pewno znasz dobrze to uczucie, kiedy zadanie Cię przerasta, kiedy nie jest sprecyzowane, tylko „rozmyte” lub kiedy po prostu nie masz pojęcia czego ono dotyczy tak naprawdę i od czego zacząć. Niczym magicznie, znajduje się wtedy mnóstwo zajęć pilniejszych, krótszych, ciekawszych… takich, które WYBIERASZ zamiast zająć się tym czym powinieneś. Jeśli coś cię przytłacza, uciekasz do strefy komfortu, do zajęć, które wiesz jak zrobić. Niestety duże zadanie nie wykona się samo.
Metoda: Rozbij zadanie na mniejsze etapy. Takie, których wykonanie będzie Cię raczej zachęcało do ich wykonania, bo będą łatwe i szybkie do wykonania. Nie musisz od razu rozplanować całego zadania… zacznij od wymienienia kilku 10-15 minutowych etapów… i wykonaj jeden z nich. Koncentruj się na nich pojedynczo. Zapomnij o CAŁYM zadaniu. Zapomnij o tym, że po etapie, który właśnie wykonujesz jest kolejny… Zastanów się jaka jest następna rzecz do zrobienia… i zacznij ją robić. Po prostu wykonaj jakiś mały, określony etap. Jeśli „zaczniesz” w ten sposób odpowiednią ilość razy… dotrzesz do celu szybciej niż się spodziewasz.
Dobrym sposobem jest umieszczanie na liście zadań do wykonania (ToDo), tylko takich zajęć, których wykonanie zmieścisz w 30 minutach. Moja motywacja do pracy bardzo wzrosła, kiedy zamieniłem listę z 3 wielkimi zadaniami, na listę z masą małych zadanek.

Perfekcjonizm to Twój wróg

Kolejnym wrogiem jest perfekcjonizm. Jak pisze na swoim blogu Steve Pavlina, jeśli powiesz sobie, że coś co robisz musi być idealne od samego początku… będzie to wewnętrznym źródłem stresu. By tego stresu uniknąć zaczniesz odkładać zadanie „na bok”, aż do momentu, kiedy zostanie Ci tak niewiele czasu na jego wykonanie, że perfekcja nie będzie wchodzić w grę, jesteś „uwolniony” – „Mógłbym to wykonać idealnie, gdybym miał więcej czasu, ale teraz po prostu muszę to zrobić, żeby wyrobić się w terminie”.
Metoda: Pozwól sobie na błędy i niedoskonałość. Jak już wykonasz zadanie, zdecydujesz, które fragmenty trzeba poprawić i ulepszyć. Zadanie wykonane, nawet w sposób daleki od perfekcji, jest zawsze cenniejsze niż perfekcyjnego zadania, które nigdy nie zostanie wykonane z powodu odkładania na później. Postaw postęp nad perfekcjonizmem.

Wywróć swoje życie do góry nogami

Ciekawym zjawiskiem, o którym notabene pisze również Steve Pavlina, jest przywiązywanie do projektu czy zadania wizji wielogodzinnej pracy i wyrzeczeń. Masz przed sobą duże zadanie i od razu do głowy przychodzą myśli, że będziesz musiał dużo pracować, zrezygnować z wielu przyjemności, ograniczyć „wolny czas” itp.?
Metoda: Zacznij z „drugiej strony”. Zaplanuj swój wolny czas, zaplanuj wyjścia ze znajomymi, zaplanuj czytanie książek, oglądanie filmów, granie na komputerze, cokolwiek co uważasz za „Twój wolny czas”. Mam nadzieję, że nie jest to 24 godziny na dobę 7 dni w tygodniu? Teraz w pozostały czas wpisz godziny pracy. W ten sposób łatwiej będzie Ci się zabrać za pracę, myśląc „przecież i tak robię to na co mam ochotę, tyle ile chcę czasu… praca wypełnia tylko pozostały czas”. Zgodnie z prawem Parkinsona, zadanie rozciąga się do takiej ilości czasu jaką dysponujemy. Obcinając godziny pracy prawdopodobnie i tak wykonasz wszystko co masz do wykonania.

Każde zadanie ma swój „czas wykonania” – ZANIM zaczniesz

Jak już pisałem wyżej, przytaczając zasadę Parkinsona, każde zadanie zajmie Ci taką ilość czasu jaką dysponujesz. Na pewno znasz to, kiedy z pozoru prosty projekcik (na kilka godzin) zajmuje cały dzień. Zgadzam się, że czasami wynika to z nieprzewidzianych wcześniej problemów i okoliczności, ale… w większości przypadków winą jest tylko brak określenia konkretnego czasu do kiedy zakończysz pracę nad zadaniem i przystąpisz do kolejnego.
Odwrotna sytuacja też jest prawdziwa. Na pewno zauważyłeś nie raz, że jeśli się spieszysz i masz mniej czasu na wykonanie zadania, niż mogło by Ci się wydawać jest niezbędne… to i tak udaje się zazwyczaj zadanie wykonać prawie w całości (albo w ogóle ukończyć), pomimo ograniczonego czasu.
Podstawą jest więc racjonalnie określić ile czasu wymaga zadanie i o której godzinie planujemy jego ukończenie.

Bloki czasu

Bloki czasu opierają się na „wyznaczeniu czasu wykonania zadania”. To technika, która polega na określeniu sobie zadania na 30 minut oraz wyznaczeniu nagrody, którą „odbierzemy” zaraz po tym czasie. Na przykład, powiedz sobie, że będziesz pracował nad zadaniem przez 30 minut, po czym pójdziesz na spacer. Uwierz mi, złapiesz się na tym, że po 30 minutach wcale nie będziesz mieć ochoty na oderwanie się od pracy… Pracuj wtedy jak długo tylko chcesz zechcesz, a kiedy stwierdzisz, że wystarczy, sięgnij natychmiast po nagrodę.

Samym planowaniem niczego nie wykonasz

Jedna z popełnianych przez większość z nas, czyli ludzi „zainteresowanych” zarządzaniem czasem i produktywnością, jest PRZEPLANOWYWANIE. Zastanów się tylko, jak często zamiast zabrać się do pracy, spędzasz olbrzymie ilości czasu planując, rozrysowując na kartkach, zastanawiając się? Tak, wiem… nie ma w tym nic złego, jeśli wykonasz to raz i zaraz potem zabierzesz się do pracy. Nie wiem jak w Twoim przypadku, ale u mnie, kiedy już stworze taki plan, pojawia się uczucie „zadowolenia, że coś zrobiłem”, po czym kolejną myślą jest „skoro coś już zrobiłem to teraz należy mi się chyba jakaś nagroda czy chwila dla siebie” i zaczynam najczęściej surfować po blogach.
Metoda: Planując pracę, postaraj się określić ściśle ile czasu na to przeznaczysz… i niech to nie będzie więcej niż 10-15 minut. Nawet jeśli nie zdążysz wykonać całości planu, jestem pewien, że pierwsze kilka etapów będziesz mieć już rozpisane/wypunktowane. Zabierz się za pierwszy z nich… i zapomnij o całej reszcie. Nie pozwól na to by „planowanie” stało się wymówką dla odkładania na później lub zastępstwem faktycznego wykonywania zadania.

Oddziel rzeczy ważne od mniej ważnych i od tych zupełnie nieważnych

Jedną z przyczyn prokrastynacji może być sam fakt złego priorytetowania zadań, kiedy lista zadań do wykonania jest pełna od zadań nieistotnych. Wtedy, zabierasz się za te zadania z wymówką „przecież mam je na liście ToDo, więc muszę je zrobić”, zamiast wykonywać to co faktycznie jest ważne.
Metoda: Twórz dwie listy. Na jednej umieszczaj zadania WAŻNE, a na drugiej wszystkie inne. Jeśli czytasz mojego bloga od jakiegoś czasu, możesz wykorzystać opisywaną kiedyś metodę z Big Rocks (wielkimi skałami) na ten tydzień i MITami (najważniejszymi zadaniami) na dany dzień. Wtedy na liście MITów znajduje się to co jest naprawdę ważne, wiesz na czym skupić swoją uwagę, a zadania z listy ToDo nie wchodzą Ci w drogę.

Nagradzaj się.

Wyznaczaj nagrody za każdy mały etap… i za ukończenie całości zadania. Małymi nagrodami wcale nie musi być nic wymyślnego. Możesz jako nagrodę wyznaczyć np. 30 minut czytania blogów czy książki, drzemkę, spacer, ulubiony posiłek. Nagrodami za ukończenie większego zadania mogą być np. zakup książki, płyty, masaż, sauna, wyjście na basen – cokolwiek, co realnie zwiększy Twoją motywację do działania. Nagradzaj każdy ukończony etap, nie tylko efekt końcowy. Im większe osiągnięcie, tym większa nagroda.
Zbliżona metodą jest przeplatanie zadań takich mniej przyjemnych z tymi, które podejmujesz ochoczo. Np. godzina pracy nad raportem dla szefa, pół godziny pisania nowego posta na blog, pół godziny odpisywania na pocztę, pół godziny czytania o nowinkach w branży… itd.

„Kupuj” sobie dodatkowy czas.

Każde zadanie zajmuje określony czas Twojego życia. Jak wiadomo, czas ten jest ograniczony. Deleguj wszystkie zadania, które tylko możesz. Planując, bądź już nawet podejmując się jakiegokolwiek zadania, zastanów się, czy jest ktoś kto może to wykonać za Ciebie? Jeśli tak, nie wahaj się i deleguj. Odzyskasz w ten sposób „kawałek” swojego czasu, swojego życia, a ponadto możesz w ten sposób uniknąć wykonywania zadania, którego nie lubisz i które mogłoby podlegać prokrastynacji.

Identyfikuj i eliminuj „przeszkadzacze”

Jeśli pracujesz na komputerze, to zadanie jest łatwe… wyłącz komunikatory (GG, iChat itp.), wyłącz powiadamianie o nowej poczcie, nowych wpisach na Blipie, aktualizacjach RSS itp. W moment zobaczysz ze Twój dzień stał się „cichszy”. Cokolwiek robisz, zawsze są sposoby na to by wyeliminować chociaż część rzeczy, które mogłyby przykuć Twoją uwagę odrywając ją od wykonywanego zadania (telewizor, radio, miejsce w którym pracujesz, godziny w jakich pracujesz itp). W każdej też sytuacji znajdzie się parę elementów, których porpostu nie można wyeliminować (z różnych względów). Znajdź na nie sposoby, ustal reguły postępowania – najlepiej w momencie ich pojawienia się, deleguj lub odkładaj na później, kiedy skończysz już aktualne zadanie. Robisz coś ważnego, a tu powiadomienie o nowej poczcie od szefa (tych powiadomień się nie wyłącza, niestety!) – zerknij szybko, możesz delegować? możesz odłożyć w czasie? W większości przypadków możesz.

Zadbaj o otoczenie w którym pracujesz.

Stwórz sobie miłą atmosferę; zrób drinka lub dobrą herbatę, otwórz okno by wpuścić świeże powietrze, zainwestuj w narzędzia i sprzęt na którym będzie Ci się przyjemnie pracowało. Sprzątnij miejsce pracy. Jak radzi Leo Babauta z ZenHabits.net staraj się by na wszystkich płaskich powierzchniach (wierz szafki, blat biurka) znajdowało się jak najmniej rzeczy. Tylko uważaj, nie wpadnij w pułapkę porządkowania ZAMIAST pracy.

Myśl „negatywnie”

Pomyśl o konsekwencjach niewykonania zadania. Dla niektórych osób negatywna motywacja ma na Ciebie większy wpływ? Sprawdź może metoda „kija” działa na Ciebie bardziej niż „marchewki”. Wyobraź sobie co się stanie, jeśli nie wykonasz danego zadania. Albo co będzie się działo, jeśli zaczniesz je wykonywać w ostatniej chwili. Spróbuj poczuć to zdenerwowanie, które bez wątpienia będzie Ci towarzyszyć. Wyobraź sobie wszelkie możliwe konsekwencje… i zabierz się do pracy by ich uniknąć!

„Podnoś ciężary” z głową

Jeśli ustalisz sobie zbyt wysokie wymagania i ich nie spełnisz, nie stawiaj na następny dzień jeszcze wyższych żeby „nadrobić zaległości”. Pomyśl o tym jak o osobie, która podnosi ciężary. Jeśli, nie dajesz rady podnieść 200kg, to próbujesz podnieść 220kg? Wręcz przeciwnie – zmniejszasz ciężar, aż dojdziesz do wagi z którą jesteś sobie w stanie poradzić. Tak samo postępuj z listą wyznaczonych na dany dzień zadań. Ponadto jeśli jeśli wykonasz 80% planu zamiast 100%, to NIGDY nie pozwól na zamartwianie się z powodu „brakujących” 20%… i ZAWSZE ciesz się z wykonanych 80% – nagródź się, opowiedz komuś bliskiemu co udało Ci się dzisiaj osiągnąć – z takim podejściem jutro osiągniesz jeszcze więcej.
Podobną metodą opisywaną przez Leo Babauta’e jest „powstrzymywanie się”. Chcąc wyrobić sobie nawyk codziennej pracy nad jakimś zadaniem, powstrzymuj się. Jak? Możesz daną czynność wykonywać przez godzine? Wykonuj tylko przez 15-20 minut. I przerwij! W ten sposób wyrobisz w sobie, podświadomie, uczucie oczekiwania na kolejny dzień, kiedy będziesz „mógł” wykonać kolejne 15-20 minut.

Właściwa chwila może nie nadjeść

Jak często zdarza Ci się mówić (nawet w myślach): „teraz na to nie mam ochoty, zrobię to później, kiedy moje nastawienie się zmieni” – czy coś podobnego. Uwierz mi, szybko się nie zmieni. Prawie zawsze znajdzie się coś, co będziesz miał bardziej ochotę zrobić. Mam nadzieję, że stosując kombinację powyżej opisanych metod, będziesz miał takich chwil jak najmniej, a jeśli już się zdarzą, to poradzisz sobie z prokrastynacją „bez mrugnięcia okiem”.

Poprostu zacznij

Brian Tracy w swojej książce Maximum Achievement, przytacza prawo Newtona mówiące o tym, że by do poruszenia nieruchomego ciała wymagana jest dużo większa energia niż do podtrzymania ciała w ruchu. Dziwnym trafem ta teoria ma także zastosowanie do naszych codziennych zadań i projektów. Jeśli powstrzymujesz się z rozpoczęciem pracy nad jakimś projektem… zmuś się i zacznij… później już będziesz potrzebował dużo mniej energii by „podtrzymać” pracę. Najprostsza i chyba najbardziej skuteczna metoda radzenia sobie z odkładaniem na później: PO PROSTU ZACZNIJ!

Jeśli prokrastynacja jest Twoim problemem, tak ja jest to w moim przypadku, myślisz pewnie: „ok wszystko fajnie, ale mam teraz tyle spraw na głowie, sam nie wiem od czego mam zacząć”. Zacznij od spisania wszystkich swoich aktualnych celów, planów, projektów… Przeglądnij tą listę kilkukrotnie zadając sobie przy każdej pozycji pytanie „czy rzeczywiście tego potrzebuje/chcę?” lub „czy rzeczywiście jest to dla mnie ważne?”. Jeśli nie – wykreślaj! Pozostałe pozycje listy pogrupuj w te związane z pracą, życiem osobistym, itp. i ustal dla nich priorytety. Od teraz staraj się zajmować tymi zadaniami, które mają dla Ciebie największe znaczenie – najwyższy priorytet na liście. Oczywiście nie jest to sztywna lista, której musisz się kurczowo trzymać. Po pierwsze to Twoje życie, Twój czas i Twoje priorytety, możesz je zmieniać kiedy tylko zechcesz. Po drugie, życie dostarcza nam na co dzień wiele nieprzewidzianych zdarzeń, które mogą okazać się ważniejsze bądź pilniejsze – nie odrzucaj ich, ale bądź świadomy podejmując nad nimi działanie. Zawsze stawiaj sobie pytanie: „Hej, czy przypadkiem nie próbuję zając się czymś tylko po to, żeby nie zajmować się rzeczami z mojej listy?”.

Zacznij od wyłapywania momentów, w których dopada Cię prokrastynacja. Masz przed sobą ważny raport do wykonania, a tu przychodzi mail od Marka ze śmiesznym filmikiem na youtube… „pooglądam szybko, przecież to tylko 3 minuty” STOP!
Albo, już zabierasz się do pracy… „tylko zrobię sobie kawę” STOP!
Albo, podczas wykonywania pracy „sprawdzę może ktoś napisał jakiegoś maila” STOP!
Twoje odkładanie na później wcale nie musi przejawiać się w powyższy sposób. Każdy z nas jednak wie, w jakich sytuacjach najczęściej prokrastynacja bierze górę. Spróbuj wyrobić w sobie nawyk wyłapywania tych momentów. Powiedź sobie wtedy „Aha, mam Cię, STOP!” i wróć do zadania, które powinieneś wykonywać.

Pozwól, że na koniec przytoczę kilka cytatów, na które natknąłem się przy okazji czytania książki „Czarodzieje mogą wszystko” Dariusza Chwiejczaka:

- „Jeśli masz do przejścia bardzo daleką drogę, najlepsze, co możesz zrobić, to iść prosto do celu i nie zajmować się tysiącem spraw po drodze.” – cytat z książki

- „między marzeniami a rzeczywistością jest tylko nasze działanie” – cytat z wywiadu z autorem książki

- „odtąd, jak gdzieś szedłem to biegłem” – cytat z Forest Gump’a (przytoczony w książce).

• www.zenhabits – część IV (2007 kwiecień)
• Sekret sukcesu fotka.pl i goldenline.pl
• www.zenhabits.net – część XIII (2008 styczeń)
• www.zenhabits.net – część VII (2007 lipiec)

Poruszając ostatnio tematy ustalania życiowych celów przyszedł mi do głowy ciekawy pomysł dotyczący planowania przyszłości. Pomysł dotyczy wykorzystania osi czasu w planowaniu poszczególnych obszarów przyszłości. Dowiedz się więcej o szczegółach tej idei oraz wykorzystaj przygotowany przeze mnie plik PDF, by jeszcze bardziej ułatwić sobie planowanie przyszłych lat życia.

Jako przykład posłużmy się „osią finansową”, „osią rodzinną” i „osią wycieczkową”. Co oznaczają te osie?

Oś finansowa pomoże nam określić w czasie kiedy chcemy mieć np. własny dom czy mieszkanie, kiedy będziemy potrzebowali zmienić samochody, ile pieniędzy będziemy potrzebować w każdym z kolejnych lat naszego życia, kiedy i jaki poziom funduszu awaryjnego będzie wymagany itp. Dzięki temu będziemy bardziej świadomie podchodzić do wydawania…

Oś rodzinna, pozwoli nam zaplanować dzieci Jeśli z Drugą Połową planujecie dzieci w przyszłości, ta oś pomoże określić kiedy będzie na to najwłaściwszy czas w odniesieniu do Waszych innych planów – miedzy innymi związanych z budowa domu, karierą zawodową, realizowaniem pomysłów na biznes itp. Oś rodzinna pozwoli Wam też zaplanować, po części, rozwój dzieci. Dzięki niej jesteśmy w stanie policzyć, kiedy nasze pociechy rozpoczną naukę, kiedy pójdą na studia, kiedy potencjalnie można się spodziewać ich Wesel – i kiedy będziemy musieli się liczyć ze związanymi z tym wydatkami.

Oś wycieczkowa. Każdy z nas ma w głowie listę miejsc, które chciałby zobaczyć. Niektóre wcale nie tak odlegle (Włochy, Moskwa), inne bardziej (Chiny, Japonia). Takie wyjazdy są bardzo związane z dwoma poprzednimi osiami – zarówno finanse, jak i dzieci! Lepiej zaplanować, z głową, kiedy i gdzie będziemy chcieli (i będziemy w stanie) się wybrać.

Jak widać osie wybrane przeze mnie są ze sobą ściśle powiązane. Zestawiając je ze sobą zauważysz pewnie wiele rzeczy, z których nie zdawałeś sobie sprawy. Zestawienie osi ze sobą pozwoli Ci też koncentrować swoją uwagę na rzeczach, które są dla Ciebie naprawdę istotne w danym okresie czasu. Np. jeśli zaplanujesz dzieci na „za trzy lata”… to ten czas możesz wykorzystać na wycieczki, których nie będzie już w stanie odbyć po ich urodzeniu (Japonia, kilkanaście godzin samolotem z dwójką dzieci?). Możesz też ten czas przeznaczyć na np. zbieranie środków na zakup działki i rozpoczęcie budowy domu, tak by „wyrobić” się z kredytami, zanim Twoje dzieci staną się pełnoletnie (i trzeba będzie im pomóc finansowo).

Każdy powinien zdefiniować swoje własne osie. Zastanawiając się jednak nad tym stwierdzam, że te 3 pokrywają ważniejsze aspekty życia. Można by dodać osie znajomych, kariery… może nawet os fizyczna (w 2010 będę ważył 75kg, w 2011 będę miał kaloryfer na brzuchu itp)… dopasuj je do siebie (do Was) tak, by móc w przejrzysty sposób określić w czasie większość Twoich życiowych marzeń, celów i planów. Jednocześnie staraj się utrzymywać liczbę osi na minimalnym poziomie wyszukując między nimi ‘zależności’, np. potencjalna oś kariery może być włączona w oś finansową. Rozpisując wszystko na 10 lub nawet więcej diagramów, stracisz przejrzystość tego rozwiązania… a możliwości „nakładania” jednego obszaru na drugi staną się bardzo ograniczone. Po kilku eksperymentach liczba 3-4 osi wydaje się być optymalna.

Do tworzenia osi nie potrzebujesz co prawda niczego oprócz paru kartek papieru i ołówka/długopisu. Jeśli jednak chcesz, pobierz szablon osi, który ja wykorzystywałem:

Pobierz oś czasu do planowania przyszłości – zaplanuj następne 35 lat swojego życia (kliknij prawym klawiszem myszy i wybierz opcję ‘Zapisz element docelowy jako…’.)

Takie rysowanie osi i zestawianie ich ze sobą to naprawdę fantastyczna zabawa. Ile lat będziesz miał, kiedy Twoje dzieci staną się pełnoletnie i pójdą na studia? A czy będziesz w stanie podróżować, kiedy skończysz spłacanie kredytów? Kiedy będziesz prawdopodobnie musiał zmienić samochód na nowy? Jaki to będzie model? Czy rzeczywiście to wymarzone Coupe będzie funkcjonalne podczas wykańczania mieszkania, czy wycieczek z dziećmi?

Polecam tworzenie tych osi wspólnie z życiowym partnerem (partnerką). Kup dobre wino i spędźcie wieczór w ten nietypowy sposób. Wspólne przemyślenie osi przybliży Was do siebie, pozwoli zrozumieć wzajemne dążenia i sprecyzuje to dokąd zmierzacie jako para.

• Plan dnia sposobem na osiągnięcie wymarzonych rezultatów. Porządkowania życia ciąg dalszy.
• Przedbiegi do sukcesu w 2010
• Przestań czekać na szczęście. Szczęście jest tutaj, teraz.
• www.zenhabits.net – część XXI (2008 wrzesień)

Postanowiłem wyrobić w sobie nawyk pisania co najmniej jednego posta dziennie. By uniknąć wymówki związanej z brakiem pomysłu w danym dniu wybrałem sobie jeden z bardzo wartościowych (i dość obszernych) blogów dotyczący właśnie wyrabiania nawyków i zwiększania produktywności: www.zenhabits.net. Przez 30 dni streszczam posty z kolejnych miesięcy archiwum, które najbardziej przypadły mi do gustu. Dopuszczam jeden dzień przerwy w tygodniu. Mam nadzieję, że takie działanie mi pozwoli wyrobić nawyk codziennego systematycznego pisania na blogu, a Tobie da przegląd informacji zawartych na polecanym w wielu innych „blogach sukcesu” zenhabits.net

How To Find That Elusive Balance Between Work and Life
Jak odnaleźć równowagę pomiędzy życiem a pracą? Po pierwsze praca TO też życie! Praca nie jest oddzielną rzeczą – jest częścią naszego życia. Dla jednych nie jest to najciekawsza część, a dla innych jest to życiowa pasja. Oczywiście mówiąc o znalezieniu równowagi pomiędzy pracą, a życiem, chodzi o życie prywatne, jednak warto zauważyć, że jeśli praca jest czymś co kochasz, to nie czujesz potrzeby skracania jej tylko po to by siąść w domu przed telewizorem.
Kluczem jest więc znalezienie równowagi pomiędzy tym co kochamy, a resztą życia. Zacznij od zastanowienia się, co tak naprawdę kochasz, lubisz robić? Fotografować? Spędzać czas z rodziną? Ćwiczyć jiu-jitsu? Czytać? Pisać? Biegać? Co jest na Twojej liście? Stwórz listę teraz.
Teraz stwórz obraz swojego dnia. Na co poświęcasz najwięcej czasu? Jak długo pracujesz? Co robisz przed i po pracy? Ile z tych rzeczy znajduje się na Twojej liście rzeczy, które kochasz? Jeśli coś nie znajduje się na liście, możesz to wyeliminować, lub zastąpić czymś innym? Wyeliminuj wszystkie „zbędne” zajęcia tworząc tym samym miejsce w swoim życiu na rzeczy, które naprawdę sprawiają Ci radość i satysfakcję.
Kiedy już cały Twój dzień wypełniony będzie rzeczami, które kochasz… ustal odpowiednią równowagę między nimi. Np. jeśli praca nad czymś jest jedną z tych rzeczy – super, ale mimo wszystko nie możesz poświęcać całego dnia na pracę. Znajdź czas dla każdej jednej rzeczy/czynności/zajęcia z listy. Ustal bloki czasu w ciągu dnia, przeznaczane na każdy obszar z Twojej listy. Podejmuj akcje. Zamiast np. mówić „chcę więcej czasu spędzać z rodziną i znajomymi”… od razu zadzwoń i umów spotkanie. Pamiętaj jednak, by zostawić też trochę czasu dla siebie, kiedy możesz się zrelaksować, zrobić coś przyjemnego, zastanowić nad swoim życiem – wyznacz porę dnia, i bądź punktualny!

• 4-ro godzinny tydzień pracy. Timothy Ferris. Do pobrania za darmo.
• „Sukces a praca” Witold Wójtowicz – odradzam!

Postanowiłem wyrobić w sobie nawyk pisania co najmniej jednego posta dziennie. By uniknąć wymówki związanej z brakiem pomysłu w danym dniu wybrałem sobie jeden z bardzo wartościowych (i dość obszernych) blogów dotyczący właśnie wyrabiania nawyków i zwiększania produktywności: www.zenhabits.net. Przez 30 dni streszczam posty z kolejnych miesięcy archiwum, które najbardziej przypadły mi do gustu. Dopuszczam jeden dzień przerwy w tygodniu. Mam nadzieję, że takie działanie mi pozwoli wyrobić nawyk codziennego systematycznego pisania na blogu, a Tobie da przegląd informacji zawartych na polecanym w wielu innych „blogach sukcesu” zenhabits.net

Success Isn’t a Competition: Boosting Others Helps You in the Long Run
Trzy prawdy dotyczące sukcesu:

1. Dążenie do sukcesu nie wymaga współzawodnictwa
2. Wspieranie innych pomaga osiągnąć sukces, w długim terminie
3. Zazdroszczenie sukcesu innym i niszczenie ich nie pomaga NIKOMU

Każdy może osiągnąć sukces, każdy na swój sposób. To, że jedna osoba osiągnęła sukces, nie powoduje, że zabrała go Tobie. Współzawodnictwo może być czynnikiem motywującym, ale może też być destrukcyjne, a wtedy staje się przeszkodą na drodze do sukcesu. Uwalniając się od więzi współzawodnictwa, otwierasz się by móc pomagać innym. Pomagając innym zyskujesz nowe powiązania, a te mogą być niesamowicie wartościowe – w sensie posiadania dobrych znajomych, a czasem także zyskując coś w długim terminie.
Wspieranie innych powoduje pomaga na drodze do sukcesu, a niszczenie? Niszczenie może powodować, że chwilowo poczujesz się lepiej. Może spowodować, że Twój konkurent wypadnie z współzawodnictwa i może w krótkim terminie to Ci pomoże. Jednak nikt nie lubi ludzi, którzy niszczą innych. Zyskujesz złą reputację, a to wcześniej czy później źle się na Tobie odbije. Jeśli stajesz się przeszkodą na czyjejś drodze do sukcesu… będą robili wszystko by Cię „obejść”, a jeśli się nie da, to będą starali się Ciebie zniszczyć. Stracisz masę energii i czasu na odpieranie ataków, zamiast koncentrować się na Twojej drodze do sukcesu.

Productivity 2.0: How the New Rules of Work Are Changing the Game
Przez lata książki, artykuły i blogi o produktywności uczyły nas jak stać się produktywnym: „taśmowo” wykonywać zadania, koncentrować się na wielu rzeczach na raz, pracować szybciej… To era Produktywności 1.0. Nastał czas Produktywności 2.0. Czym jest produktywność 2.0 i jak różni się od Produktywności 1.0?
1. Nie wykonuj zadań z listy todo „taśmowo”
Produktywność 1.0: wykonuj zadania taśmowo, jedno za drugim, po kolei ze swojej listy todo. Im więcej wykonasz tym lepiej.
Produktywność 2.0: zwolnij, koncentruj się na jednym zadaniu, wpadnij w stan „przepływu” (Flow). Jakość ma największe znaczenie, ilość się nie liczy. Wykonywanie zadania wiąże się z pasja, a jego ukończenie z satysfakcją.
2. Zminimalizuj ilość spotkań i nie spędzaj wieków na planowaniu – po prostu zacznij!
Produktywność 1.0: zaplanuj wszystko ze szczegółami.
Produktywność 2.0: zapomnij o szczegółowym planowaniu. Zebrania są przeważnie stratą czasu. Określ niezbędne minimum, by uruchomić projekt, wykonaj to jak najszybciej i wystartuj w wersji beta, a później ulepszaj. Planowanie jest potrzebne, ale musisz wystrzegać się przeplanowania.
3. Papierkowa robota przestała istnieć – korzystaj z nowych techonologi.
Produktywność 1.0: naucz się jak ogarnąć stertę papierów
Produktywność 2.0: wykorzystuj komputery i internet by działać bez papierów. Nie potrzebujesz ksera, faxu, listów itd. Większość rzeczy można załatwić mailem czy formularzem na stronie internetowej.
4. Przestań działać wielo-zadaniowo… działaj wielo-projektowo, ale jedno-zadaniowo.
Produktywność 1.0: wykonywanie wielu zadań pokazuje jak bardzo jesteś produktywny
Produktywność 2.0: koncentruj się na jednym zadaniu. Możesz prowadzić kilka projektów (najlepiej ograniczoną liczbę – np. 3) na raz, ale nigdy nie myśl, nie pracuj nad dwoma, trzema na raz. Pracujesz nad projektem A zadaniem 1. Kończysz i czekasz, np. na potwierzenie przez klienta, zajmij się wtedy projektem B zadaniem 1.
5. Produkuj mniej
Produktywność 1.0: im więcej uda Ci się wyprodukować, tym lepiej. Dobrzy managerowie starali się wydobyć jak najwięcej produktywności ze swoich pracowników, dobrzy pracownicy starali się robić jak najwięcej, być produktywnymi.
Produktywność 2.0: więcej nie znaczy lepiej. Skoncentruj się na jakości, kreatywności i innowacyjności. Porównując np. do programistów. Jeden będzie siedział i pisał tony kodu… kończąc projekt za projektem, podczas gdy drugi zajmie się innowacyjnym projektem i pisząc niewielką ilość kodu stworzy fenomenalny produkt rewolucjonizujący całą branżę i stanowiący główne źródło dochodu firmy.
6. Zapomnij organizację dokumentów – taguj, archiwizuj i wyszukuj
Produktywność 1.0: wprowadzaj struktury przechowywania dokumentów, kataloguj, umieszczaj dokumenty na komputerze w folderach, te w kolejnych folderach, i w kolejnych.
Produktywność 2.0: dołącz etykietki do dokumentów (tagi) i archiwizuj… W momencie w którym będziesz potrzebował danego dokumentu skorzystaj z wyszukiwarki. Oszczędzisz MASĘ czasu.
7. Porzuć hierarchizowanie
Produktywność 1.0: każda firma ma swoją hierarchię, bo przekonanie jest, że tak jest efektywniej. Brak, lub słaba, komunikacja między najwyższymi a najniższymi szczeblami hierarchii powoduje opóźnienia w podejmowaniu decyzji, a tym samym zmniejsza wydajność.
Produktywność 2.0: hierarchie ulegają spłaszczeniu. Ludzie (często pracując jako wolni strzelcy) wybierają sobie nad czym i z kim chcą pracować. Współpraca to podstawa.
8. Pracuj mniej godzin, a nie więcej
Produktywność 1.0: Pracuj jak najciężej. Im więcej pracujesz tym lepiej.
Produktywność 2.0: Pracuj tyle ile chcesz. Zobacz, że praca nie stanowi całego życia. Wybieraj takie projekty, które Cię interesują – pracuj nad czymś co ma dla Ciebie znaczenie. Coraz więcej ludzi pracuje jako wolni strzelce, z domu. Coraz więcej ludzi ma nienormowany czas pracy. Jedni zaczynają pracę wcześniej i kończą wcześniej, inni zaczynają później i kończą później. Wiele ludzi ogranicza sobie ilość godzin pracy… dochodząc do wniosku, że osiągają tym samym więcej.

• Jak telewizja zabija Twój sukces osobisty, finansowy i społeczny!
• Plan dnia sposobem na osiągnięcie wymarzonych rezultatów. Porządkowania życia ciąg dalszy.
• Evernote. I życie stało się jeszcze lepsze.
• Panuj nad swoim czasem