Kierunek->Sukces

Autorem zdjęcia jest j.lee43

Każdy z nas to ma. Mamy przed sobą zadanie do wykonania i zamiast od razu zabrać się do pracy, robimy wszystko żeby tylko tego nie robić. Prokrastynacja – tak nazywa się to zjawisko i w mniejszym, bądź większym stopniu dotyczy każdego z nas. Czym jest prokrastynacja? Słowo Prokrastynacja, pochodzi z łacińskich Pro(na rzecz, na poczet) i Cras (jutro). To, w uproszczeniu, świadome unikanie, przez możliwie długi czas, pracy nad jakimś zadaniem, które powinniśmy, a nawet chcemy, wykonać. Bliższe od samej definicji będą na pewno emocje, które zazwyczaj towarzyszą nam kiedy nie wykonujemy naszych planów odkładając wszystko na później. Emocje te to: poczucie winy, lenistwa, nieodpowiedzialności… a nawet głupoty („Ale jestem głupi, zamiast zabrać się do roboty to straciłem tyle czasu przed telewizorem”).

Dlaczego w ogóle zwracam na to uwagę? Skoro „każdy to robi”, to można powiedzieć, że jest to norma, a jeśli coś jest normą, to nie trzeba się chyba tym przejmować, prawda? Mam nadzieję, że takie tłumaczenie Cię nie przekonuje. Prokrastynacja, jest jedną z największych, jeśli nie największą, przeszkodą na drodze do jakiegokolwiek sukcesu. Jej efektem często są niewykorzystane szanse, spóźnialstwo, zawalone terminy, nieodpowiedzialność, marna efektywność, problemy związane z karierą, a nawet niepotrzebne wydatki i problemy finansowe. Prokrastynacja, skutkuje wszystkim tym czym nie jest sukces, jest wręcz jego przeciwieństwem.

By uwolnić się od tej kuli u nogi i rozwinąć pełną prędkość na drodze do sukcesu, musisz po pierwsze uświadomić sobie momenty kiedy zwlekasz i odkładasz ważne zajęcia „na później”, a po drugie zrozumieć dlaczego tak robisz i podjąć kroki by w miejsce tego złego nawyku wyrobić sobie nowe, pozytywne.

Problem prokrastynacji jest tylko po części związany z zarządzaniem czasem. W większości przypadków, wykonujemy nieistotne/niewłaściwe zadania, świadomie, odkładając zadania istotne na bok. Tylko dla niewielu osób sporządzenie listy Todo, czy planu dnia, jest rozwiązaniem problemu „odkładania na później”.
Ciekawe jest to, że odkładanie na później wcale nie daje nam więcej wolnego czasu. „Zwlekacze” pracują tyle samo godzin dziennie co inni ludzi, a nawet dłużej! Problem w tym, że pracują nad nie tymi zadaniami nad którymi powinni. Często rzucając się na zadania „pilne” lub takie, które akurat wpadły im w ręce, zamiast na te, które były od dawna zaplanowane.

Prokrastynacja nie jest też nową nazwą lenistwa. Jej przyczyny tkwić mogą w psychologicznych aspektach takich jak niska samoocena, słaba auto-motywacja, sabotowanie własnych działań, skłonność do wyidealizowanego perfekcjonizmu, kiepska samoorganizacja, czy nawet choroby takie jak ADD. Ponieważ istnieje wiele przyczyn, istnieje też wiele sposobów radzenia sobie z prokrastynacją. Przyjrzyjmy się tym najbardziej typowym przyczynom, i najczęściej sugerowanym rozwiązaniom.

Zamień „muszę” na „chcę”.

Zastanów się jak często zdarza Ci się odkładać na później wyjście do kina, czy przeglądanie ulubionych blogów, czy jakąkolwiek inną czynność, która sprawia Ci przyjemność i którą robisz z własnego wyboru, a nie pod przymusem?

Prawda jest taka, że nic nie musisz. Cokolwiek robisz, masz zawsze wybór. Myślisz pewnie teraz; „co gość pisze, przecież muszę chodzić do pracy na przykład” – właśnie tu powstaje niechęć. Popatrz na to z drugiej strony. Na wszystko co robisz masz wybór. Wybierasz życie na określonym poziomie materialnym, wybierasz to co będziesz robić w zamian za ten poziom… i to robisz. To Twój wybór. Już ta sama, jedna zmiana myślenia spowoduje, że będziesz mieć więcej chęci do wszystkiego co robisz. Uświadom sobie, skoro Ty wybierasz, to znaczy, że oceniasz – masz dwie rzeczy i decydujesz, która z nich, Twoim zdaniem jest dla Ciebie bardziej wartościowa. Lepiej chodzić do pracy i mieć w zamian za to pieniążki, czy lepiej nie chodzić i nie mieć z tym związanych korzyści? Powtórzę to jeszcze raz, cokolwiek robisz wynika z Twojego wyboru. Przerwij na chwilę czytanie i zastanów się nad tym… jakich dokonałeś wyborów, które na co dzień wydają Ci się być przymusem?

Steve Pavlina napisał kiedyś: „Pamiętaj, wszystkie decyzje, których dokonałeś w życiu przywiodły Cię tu gdzie jesteś teraz. Jeśli nie podoba Ci się to gdzie jesteś, zacznij podejmować inne decyzje, a zobaczysz inne efekty.” (tłumaczenie własne)

Jedną z metod zmiany nastawienia do „wiecznie odkładanego” zadania jest zamiana „muszę” na „chcę”. Znajdź chwile dla siebie. Odpręż się. I spokojnie zastanów się nad tym co masz zrobić. Jakie zdania przewinęły Ci się przez głowę?
„Musze…”
„Dobrze by było…”
„Powinienem…”
„Mógłbym…”
??
A teraz spróbuj powiedzieć sobie to wszystko używając zdań „Chcę…” „Zrobię…”.
Najlepiej zapisać końcowe zdania na kartce papieru, a później przeglądając je dopisać obok korzyści z wykonania danego zadania. Dlaczego chcesz wykonać każdy z tych punktów na kartce papieru?

Małe kroczki

Jeśli masz przed sobą duże, skomplikowane zadanie do wykonania i zaczniesz myśleć o jego ukończeniu nie znając nawet poszczególnych jego etapów, wydaje Ci się, że jakie uczucie będzie Ci towarzyszyć? Podpowiem: przytłoczenie. Na pewno znasz dobrze to uczucie, kiedy zadanie Cię przerasta, kiedy nie jest sprecyzowane, tylko „rozmyte” lub kiedy po prostu nie masz pojęcia czego ono dotyczy tak naprawdę i od czego zacząć. Niczym magicznie, znajduje się wtedy mnóstwo zajęć pilniejszych, krótszych, ciekawszych… takich, które WYBIERASZ zamiast zająć się tym czym powinieneś. Jeśli coś cię przytłacza, uciekasz do strefy komfortu, do zajęć, które wiesz jak zrobić. Niestety duże zadanie nie wykona się samo.
Metoda: Rozbij zadanie na mniejsze etapy. Takie, których wykonanie będzie Cię raczej zachęcało do ich wykonania, bo będą łatwe i szybkie do wykonania. Nie musisz od razu rozplanować całego zadania… zacznij od wymienienia kilku 10-15 minutowych etapów… i wykonaj jeden z nich. Koncentruj się na nich pojedynczo. Zapomnij o CAŁYM zadaniu. Zapomnij o tym, że po etapie, który właśnie wykonujesz jest kolejny… Zastanów się jaka jest następna rzecz do zrobienia… i zacznij ją robić. Po prostu wykonaj jakiś mały, określony etap. Jeśli „zaczniesz” w ten sposób odpowiednią ilość razy… dotrzesz do celu szybciej niż się spodziewasz.
Dobrym sposobem jest umieszczanie na liście zadań do wykonania (ToDo), tylko takich zajęć, których wykonanie zmieścisz w 30 minutach. Moja motywacja do pracy bardzo wzrosła, kiedy zamieniłem listę z 3 wielkimi zadaniami, na listę z masą małych zadanek.

Perfekcjonizm to Twój wróg

Kolejnym wrogiem jest perfekcjonizm. Jak pisze na swoim blogu Steve Pavlina, jeśli powiesz sobie, że coś co robisz musi być idealne od samego początku… będzie to wewnętrznym źródłem stresu. By tego stresu uniknąć zaczniesz odkładać zadanie „na bok”, aż do momentu, kiedy zostanie Ci tak niewiele czasu na jego wykonanie, że perfekcja nie będzie wchodzić w grę, jesteś „uwolniony” – „Mógłbym to wykonać idealnie, gdybym miał więcej czasu, ale teraz po prostu muszę to zrobić, żeby wyrobić się w terminie”.
Metoda: Pozwól sobie na błędy i niedoskonałość. Jak już wykonasz zadanie, zdecydujesz, które fragmenty trzeba poprawić i ulepszyć. Zadanie wykonane, nawet w sposób daleki od perfekcji, jest zawsze cenniejsze niż perfekcyjnego zadania, które nigdy nie zostanie wykonane z powodu odkładania na później. Postaw postęp nad perfekcjonizmem.

Wywróć swoje życie do góry nogami

Ciekawym zjawiskiem, o którym notabene pisze również Steve Pavlina, jest przywiązywanie do projektu czy zadania wizji wielogodzinnej pracy i wyrzeczeń. Masz przed sobą duże zadanie i od razu do głowy przychodzą myśli, że będziesz musiał dużo pracować, zrezygnować z wielu przyjemności, ograniczyć „wolny czas” itp.?
Metoda: Zacznij z „drugiej strony”. Zaplanuj swój wolny czas, zaplanuj wyjścia ze znajomymi, zaplanuj czytanie książek, oglądanie filmów, granie na komputerze, cokolwiek co uważasz za „Twój wolny czas”. Mam nadzieję, że nie jest to 24 godziny na dobę 7 dni w tygodniu? Teraz w pozostały czas wpisz godziny pracy. W ten sposób łatwiej będzie Ci się zabrać za pracę, myśląc „przecież i tak robię to na co mam ochotę, tyle ile chcę czasu… praca wypełnia tylko pozostały czas”. Zgodnie z prawem Parkinsona, zadanie rozciąga się do takiej ilości czasu jaką dysponujemy. Obcinając godziny pracy prawdopodobnie i tak wykonasz wszystko co masz do wykonania.

Każde zadanie ma swój „czas wykonania” – ZANIM zaczniesz

Jak już pisałem wyżej, przytaczając zasadę Parkinsona, każde zadanie zajmie Ci taką ilość czasu jaką dysponujesz. Na pewno znasz to, kiedy z pozoru prosty projekcik (na kilka godzin) zajmuje cały dzień. Zgadzam się, że czasami wynika to z nieprzewidzianych wcześniej problemów i okoliczności, ale… w większości przypadków winą jest tylko brak określenia konkretnego czasu do kiedy zakończysz pracę nad zadaniem i przystąpisz do kolejnego.
Odwrotna sytuacja też jest prawdziwa. Na pewno zauważyłeś nie raz, że jeśli się spieszysz i masz mniej czasu na wykonanie zadania, niż mogło by Ci się wydawać jest niezbędne… to i tak udaje się zazwyczaj zadanie wykonać prawie w całości (albo w ogóle ukończyć), pomimo ograniczonego czasu.
Podstawą jest więc racjonalnie określić ile czasu wymaga zadanie i o której godzinie planujemy jego ukończenie.

Bloki czasu

Bloki czasu opierają się na „wyznaczeniu czasu wykonania zadania”. To technika, która polega na określeniu sobie zadania na 30 minut oraz wyznaczeniu nagrody, którą „odbierzemy” zaraz po tym czasie. Na przykład, powiedz sobie, że będziesz pracował nad zadaniem przez 30 minut, po czym pójdziesz na spacer. Uwierz mi, złapiesz się na tym, że po 30 minutach wcale nie będziesz mieć ochoty na oderwanie się od pracy… Pracuj wtedy jak długo tylko chcesz zechcesz, a kiedy stwierdzisz, że wystarczy, sięgnij natychmiast po nagrodę.

Samym planowaniem niczego nie wykonasz

Jedna z popełnianych przez większość z nas, czyli ludzi „zainteresowanych” zarządzaniem czasem i produktywnością, jest PRZEPLANOWYWANIE. Zastanów się tylko, jak często zamiast zabrać się do pracy, spędzasz olbrzymie ilości czasu planując, rozrysowując na kartkach, zastanawiając się? Tak, wiem… nie ma w tym nic złego, jeśli wykonasz to raz i zaraz potem zabierzesz się do pracy. Nie wiem jak w Twoim przypadku, ale u mnie, kiedy już stworze taki plan, pojawia się uczucie „zadowolenia, że coś zrobiłem”, po czym kolejną myślą jest „skoro coś już zrobiłem to teraz należy mi się chyba jakaś nagroda czy chwila dla siebie” i zaczynam najczęściej surfować po blogach.
Metoda: Planując pracę, postaraj się określić ściśle ile czasu na to przeznaczysz… i niech to nie będzie więcej niż 10-15 minut. Nawet jeśli nie zdążysz wykonać całości planu, jestem pewien, że pierwsze kilka etapów będziesz mieć już rozpisane/wypunktowane. Zabierz się za pierwszy z nich… i zapomnij o całej reszcie. Nie pozwól na to by „planowanie” stało się wymówką dla odkładania na później lub zastępstwem faktycznego wykonywania zadania.

Oddziel rzeczy ważne od mniej ważnych i od tych zupełnie nieważnych

Jedną z przyczyn prokrastynacji może być sam fakt złego priorytetowania zadań, kiedy lista zadań do wykonania jest pełna od zadań nieistotnych. Wtedy, zabierasz się za te zadania z wymówką „przecież mam je na liście ToDo, więc muszę je zrobić”, zamiast wykonywać to co faktycznie jest ważne.
Metoda: Twórz dwie listy. Na jednej umieszczaj zadania WAŻNE, a na drugiej wszystkie inne. Jeśli czytasz mojego bloga od jakiegoś czasu, możesz wykorzystać opisywaną kiedyś metodę z Big Rocks (wielkimi skałami) na ten tydzień i MITami (najważniejszymi zadaniami) na dany dzień. Wtedy na liście MITów znajduje się to co jest naprawdę ważne, wiesz na czym skupić swoją uwagę, a zadania z listy ToDo nie wchodzą Ci w drogę.

Nagradzaj się.

Wyznaczaj nagrody za każdy mały etap… i za ukończenie całości zadania. Małymi nagrodami wcale nie musi być nic wymyślnego. Możesz jako nagrodę wyznaczyć np. 30 minut czytania blogów czy książki, drzemkę, spacer, ulubiony posiłek. Nagrodami za ukończenie większego zadania mogą być np. zakup książki, płyty, masaż, sauna, wyjście na basen – cokolwiek, co realnie zwiększy Twoją motywację do działania. Nagradzaj każdy ukończony etap, nie tylko efekt końcowy. Im większe osiągnięcie, tym większa nagroda.
Zbliżona metodą jest przeplatanie zadań takich mniej przyjemnych z tymi, które podejmujesz ochoczo. Np. godzina pracy nad raportem dla szefa, pół godziny pisania nowego posta na blog, pół godziny odpisywania na pocztę, pół godziny czytania o nowinkach w branży… itd.

„Kupuj” sobie dodatkowy czas.

Każde zadanie zajmuje określony czas Twojego życia. Jak wiadomo, czas ten jest ograniczony. Deleguj wszystkie zadania, które tylko możesz. Planując, bądź już nawet podejmując się jakiegokolwiek zadania, zastanów się, czy jest ktoś kto może to wykonać za Ciebie? Jeśli tak, nie wahaj się i deleguj. Odzyskasz w ten sposób „kawałek” swojego czasu, swojego życia, a ponadto możesz w ten sposób uniknąć wykonywania zadania, którego nie lubisz i które mogłoby podlegać prokrastynacji.

Identyfikuj i eliminuj „przeszkadzacze”

Jeśli pracujesz na komputerze, to zadanie jest łatwe… wyłącz komunikatory (GG, iChat itp.), wyłącz powiadamianie o nowej poczcie, nowych wpisach na Blipie, aktualizacjach RSS itp. W moment zobaczysz ze Twój dzień stał się „cichszy”. Cokolwiek robisz, zawsze są sposoby na to by wyeliminować chociaż część rzeczy, które mogłyby przykuć Twoją uwagę odrywając ją od wykonywanego zadania (telewizor, radio, miejsce w którym pracujesz, godziny w jakich pracujesz itp). W każdej też sytuacji znajdzie się parę elementów, których porpostu nie można wyeliminować (z różnych względów). Znajdź na nie sposoby, ustal reguły postępowania – najlepiej w momencie ich pojawienia się, deleguj lub odkładaj na później, kiedy skończysz już aktualne zadanie. Robisz coś ważnego, a tu powiadomienie o nowej poczcie od szefa (tych powiadomień się nie wyłącza, niestety!) – zerknij szybko, możesz delegować? możesz odłożyć w czasie? W większości przypadków możesz.

Zadbaj o otoczenie w którym pracujesz.

Stwórz sobie miłą atmosferę; zrób drinka lub dobrą herbatę, otwórz okno by wpuścić świeże powietrze, zainwestuj w narzędzia i sprzęt na którym będzie Ci się przyjemnie pracowało. Sprzątnij miejsce pracy. Jak radzi Leo Babauta z ZenHabits.net staraj się by na wszystkich płaskich powierzchniach (wierz szafki, blat biurka) znajdowało się jak najmniej rzeczy. Tylko uważaj, nie wpadnij w pułapkę porządkowania ZAMIAST pracy.

Myśl „negatywnie”

Pomyśl o konsekwencjach niewykonania zadania. Dla niektórych osób negatywna motywacja ma na Ciebie większy wpływ? Sprawdź może metoda „kija” działa na Ciebie bardziej niż „marchewki”. Wyobraź sobie co się stanie, jeśli nie wykonasz danego zadania. Albo co będzie się działo, jeśli zaczniesz je wykonywać w ostatniej chwili. Spróbuj poczuć to zdenerwowanie, które bez wątpienia będzie Ci towarzyszyć. Wyobraź sobie wszelkie możliwe konsekwencje… i zabierz się do pracy by ich uniknąć!

„Podnoś ciężary” z głową

Jeśli ustalisz sobie zbyt wysokie wymagania i ich nie spełnisz, nie stawiaj na następny dzień jeszcze wyższych żeby „nadrobić zaległości”. Pomyśl o tym jak o osobie, która podnosi ciężary. Jeśli, nie dajesz rady podnieść 200kg, to próbujesz podnieść 220kg? Wręcz przeciwnie – zmniejszasz ciężar, aż dojdziesz do wagi z którą jesteś sobie w stanie poradzić. Tak samo postępuj z listą wyznaczonych na dany dzień zadań. Ponadto jeśli jeśli wykonasz 80% planu zamiast 100%, to NIGDY nie pozwól na zamartwianie się z powodu „brakujących” 20%… i ZAWSZE ciesz się z wykonanych 80% – nagródź się, opowiedz komuś bliskiemu co udało Ci się dzisiaj osiągnąć – z takim podejściem jutro osiągniesz jeszcze więcej.
Podobną metodą opisywaną przez Leo Babauta’e jest „powstrzymywanie się”. Chcąc wyrobić sobie nawyk codziennej pracy nad jakimś zadaniem, powstrzymuj się. Jak? Możesz daną czynność wykonywać przez godzine? Wykonuj tylko przez 15-20 minut. I przerwij! W ten sposób wyrobisz w sobie, podświadomie, uczucie oczekiwania na kolejny dzień, kiedy będziesz „mógł” wykonać kolejne 15-20 minut.

Właściwa chwila może nie nadjeść

Jak często zdarza Ci się mówić (nawet w myślach): „teraz na to nie mam ochoty, zrobię to później, kiedy moje nastawienie się zmieni” – czy coś podobnego. Uwierz mi, szybko się nie zmieni. Prawie zawsze znajdzie się coś, co będziesz miał bardziej ochotę zrobić. Mam nadzieję, że stosując kombinację powyżej opisanych metod, będziesz miał takich chwil jak najmniej, a jeśli już się zdarzą, to poradzisz sobie z prokrastynacją „bez mrugnięcia okiem”.

Poprostu zacznij

Brian Tracy w swojej książce Maximum Achievement, przytacza prawo Newtona mówiące o tym, że by do poruszenia nieruchomego ciała wymagana jest dużo większa energia niż do podtrzymania ciała w ruchu. Dziwnym trafem ta teoria ma także zastosowanie do naszych codziennych zadań i projektów. Jeśli powstrzymujesz się z rozpoczęciem pracy nad jakimś projektem… zmuś się i zacznij… później już będziesz potrzebował dużo mniej energii by „podtrzymać” pracę. Najprostsza i chyba najbardziej skuteczna metoda radzenia sobie z odkładaniem na później: PO PROSTU ZACZNIJ!

Jeśli prokrastynacja jest Twoim problemem, tak ja jest to w moim przypadku, myślisz pewnie: „ok wszystko fajnie, ale mam teraz tyle spraw na głowie, sam nie wiem od czego mam zacząć”. Zacznij od spisania wszystkich swoich aktualnych celów, planów, projektów… Przeglądnij tą listę kilkukrotnie zadając sobie przy każdej pozycji pytanie „czy rzeczywiście tego potrzebuje/chcę?” lub „czy rzeczywiście jest to dla mnie ważne?”. Jeśli nie – wykreślaj! Pozostałe pozycje listy pogrupuj w te związane z pracą, życiem osobistym, itp. i ustal dla nich priorytety. Od teraz staraj się zajmować tymi zadaniami, które mają dla Ciebie największe znaczenie – najwyższy priorytet na liście. Oczywiście nie jest to sztywna lista, której musisz się kurczowo trzymać. Po pierwsze to Twoje życie, Twój czas i Twoje priorytety, możesz je zmieniać kiedy tylko zechcesz. Po drugie, życie dostarcza nam na co dzień wiele nieprzewidzianych zdarzeń, które mogą okazać się ważniejsze bądź pilniejsze – nie odrzucaj ich, ale bądź świadomy podejmując nad nimi działanie. Zawsze stawiaj sobie pytanie: „Hej, czy przypadkiem nie próbuję zając się czymś tylko po to, żeby nie zajmować się rzeczami z mojej listy?”.

Zacznij od wyłapywania momentów, w których dopada Cię prokrastynacja. Masz przed sobą ważny raport do wykonania, a tu przychodzi mail od Marka ze śmiesznym filmikiem na youtube… „pooglądam szybko, przecież to tylko 3 minuty” STOP!
Albo, już zabierasz się do pracy… „tylko zrobię sobie kawę” STOP!
Albo, podczas wykonywania pracy „sprawdzę może ktoś napisał jakiegoś maila” STOP!
Twoje odkładanie na później wcale nie musi przejawiać się w powyższy sposób. Każdy z nas jednak wie, w jakich sytuacjach najczęściej prokrastynacja bierze górę. Spróbuj wyrobić w sobie nawyk wyłapywania tych momentów. Powiedź sobie wtedy „Aha, mam Cię, STOP!” i wróć do zadania, które powinieneś wykonywać.

Pozwól, że na koniec przytoczę kilka cytatów, na które natknąłem się przy okazji czytania książki „Czarodzieje mogą wszystko” Dariusza Chwiejczaka:

- „Jeśli masz do przejścia bardzo daleką drogę, najlepsze, co możesz zrobić, to iść prosto do celu i nie zajmować się tysiącem spraw po drodze.” – cytat z książki

- „między marzeniami a rzeczywistością jest tylko nasze działanie” – cytat z wywiadu z autorem książki

- „odtąd, jak gdzieś szedłem to biegłem” – cytat z Forest Gump’a (przytoczony w książce).